Od 1.1.2023 budou povinně zřízeny datové schránky spolkům. Nařízeno je to zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.
Díky datovým schránkám nebude nutné zasílat nebo nosit různé dokumenty na úřady v papírové podobě, vše pošlete pohodlně z domova nebo z kanceláře. Pravděpodobně nejčastěji budeme jako spolky touto formou komunikovat se státní správou, tj. s orgány veřejné moci, mezi něž patří finanční úřady, sociální správa, zdravotní pojišťovny, obecní nebo městské úřady, ministerstva. Budeme tímto způsobem podávat daňová přiznání, žádat o dotace, posílat přehledy na okresní správy sociálního zabezpečení a na zdravotní pojišťovny, pokud máme zaměstnance. Lze posílat zprávy i na jiné subjekty, ale to už se jedná o zprávy placené. Zprávy zasílané na orgány veřejné moci jsou zdarma.
Ale začneme popořádku.
Co se týká zřízení datové schránky, není nutné pro to nic udělat. Ministerstvo vnitra zašle začátkem roku 2023 na adresu statutárního orgánu spolku uvedenou ve veřejném rejstříku poštou informaci o zřízení datové schránky včetně přístupových údajů. První heslo je vygenerované počítačem, je to změť malých a velkých písmen, číslic a speciálních znaků. Toto první heslo slouží opravdu jen pro první přihlášení do datové schránky. Při tomto přihlášení budete hned vyzváni ke změně hesla, takže si nastavíte heslo jednodušší, nicméně stále bezpečné. Vaše nové heslo musí obsahovat minimálně jedno velké písmeno, jedno malé písmeno a jednu číslici. Dlouhé musí být minimálně 8 a maximálně 32 znaků, bude to ale heslo pro vás určitě lépe zapamatovatelné, když si dobře zvolíte. Nicméně, toto heslo nemusí být poslední, protože každých 90 dnů (nebo při přihlášení po této době) budete vyzváni ke změně hesla, pokud heslu nedáte neomezenou platnost v nastavení datové schránky.
Při prvním přihlášení do datové schránky určitě věnujte pozornost nastavení datové schránky. Jak jsem uvedla výše, v nastavení je možné změnit platnost hesla na neomezenou dobu, což ale není považováno za příliš bezpečné, jedině snad kdyby vaše heslo bylo delší než 20 znaků. Dále je možné nastavit zasílání upozornění na přijatou zprávu na váš e-mail, což velmi doporučuji. Neunikne vám žádná zpráva přijatá do datové schránky a nemusíte myslet na občasné zkontrolování datové schránky. Pokud do datové schránky dorazí zpráva, obdržíte o této skutečnosti avízo na zadaný e-mail a pak teprve do datové schránky vstoupíte a zprávu si vyzvednete. Toto byste měli udělat nejpozději do 10 dní od obdržení upozornění na váš e-mail. Toto je lhůta, po které jsou zprávy v datové schránce považovány za doručené. Mohlo by se stát, že vám bude doručena výzva k doložení určitých listin v nějakém termínu. Pokud zprávu neotevřete, snadno pak můžete lhůtu zmeškat.
Dalším důležitým nastavením je možnost přidat oprávněné osoby a vytvořit jim samostatný přístup do datové schránky. U různých oprávněných osob lze nastavit různou míru oprávnění manipulace s datovou schránkou. Můžete mít oprávněné osoby, které budou moci jen číst zprávy, nebo oprávněné osoby, které budou moci číst zprávy i odesílat zprávy. Každé oprávněné osobě, kterou do nastavení přidáte, přijdou opět poštou přihlašovací údaje s komplikovaným heslem, které si při prvním přihlášení nastaví dle svojí volby. Statutární orgán by měl přesně určit, kdo a jak je oprávněn s datovou schránkou nakládat.
Ve zprávě obvykle obdržíte jako přílohu soubor. Soubor je možné uložit u vás v počítači nebo jej vytisknout. Pokud budete potřebovat mít u sebe listinu s platností originálu, nestačí jej pouze vytisknout, ale je nutné obdržený dokument zkonvertovat. V detailu přijaté zprávy najdete vedle názvu souboru tlačítko ZKONVERTOVAT. Po stisknutí tohoto tlačítka se objeví další tabulka, kde najdete název souboru, který chcete odeslat ke konverzi, a další informace. Zde opět potvrdíte svoji volbu stisknutím tlačítka ODESLAT KE KONVERZI. Následně se objeví identifikátor, který si stáhnete nebo vytisknete. S tímto identifikátorem si potom zajdete na jakékoliv kontaktní místo CzechPoint, kde vám dokument vytisknout a přiloží konverzní doložku. Tímto úkonem získáte listinu s platností originálu, pro spolky je tato služba bezplatná. Vyzvednout si listinu na CzechPointu musíte stihnout do 30 dnů, poté bude soubor zaslaný ke konverzi v úložišti CzechPointu vymazán.
Zprávy v datové schránce zůstávají po dobu 90 dnů, po uplynutí této lhůty z datové schránky zmizí, zůstane pouze náhled v archívu, ale bez příloh. Proto si zprávy, respektive jejich přílohy, stahujte k sobě do počítače, popř. tiskněte. A ty opravdu důležité, které potřebujete mít jako originál, si nechte konverzí převést do listinné podoby s platností originálu.
V rámci datových schránek je nabízena služba datový trezor, kde si lze zaplatit prostor pro úschovu zpráv na delší časové období. Například cena za archivaci 20 zpráv na dobu 1 roku činí 120 korun, pokud však budete zprávy v datové schránce průběžně řešit, není nutné tuto službu vůbec využívat.
Další doplňkovou službou je úložiště souborů. Do úložiště lze zdarma na omezenou dobu 15 dnů uložit až 30 souborů. Při zasílání datové zprávy je pak možné soubor přidat do datové zprávy volbou přidat z úložiště. Touto cestou je také možné předávat si mezi oprávněnými osobami soubory, které jsou většího rozsahu (až 20 MB) a které je obtížné nebo nebezpečné zasílat e-mailem.
Zasílání zpráv (poštovních datových zpráv) z datové schránky při komunikaci s orgány veřejné moci je zdarma. Pokud byste chtěli pomocí datové schránky komunikovat i se svými obchodními partnery, je odesílání zprávy zpoplatněno částkou 5 Kč, od 1.1.2023 pak částkou 10 Kč. O tuto službu placených poštovních zpráv je potřeba požádat v nastavení na odkazu Placené poštovní zprávy, pokud ji chcete využívat.
Při odesílání zpráv doporučuji po odeslání zprávy vytisknout doručenku, kde jsou uvedeny informace o odesílateli, o příjemci zprávy, datum a čas odeslání, přiložené soubory. Nebo je možné si tuto doručenku jen uložit v počítači, bude vám sloužit jako potvrzení o odeslání datové zprávy.
Pokud by vám v případě používání datových schránek bylo něco nejasné, Ministerstvo vnitra zřídilo webové stránky www.datoveschranky.info, kde je možné najít podrobnější informace, popř. se můžete obrátit i na nás na telefonním čísle 602 192 820 nebo e-mailu:
